Wijzigingen in je werkkostenregeling gedaan? Check dan of je nog ‘fiscusproof’ bent!

Heb je vanwege de coronacrisis jouw beleid voor vergoedingen en verstrekkingen afgelopen jaar aangepast? Wees dan alert op de fiscale gevolgen.
De reiskosten- en thuiswerkvergoedingen vormen een onderdeel van werkkostenregeling (WKR) en daarmee is een goede WKR-administratie en optimalisatie noodzakelijk.

De WKR in het kort
In principe is alles wat je als werkgever aan een werknemer verstrekt of vergoedt loon. De WKR is een verplichte fiscale regeling voor werkgevers en bied je de mogelijkheid om onbelast vergoedingen en verstrekkingen te doen zolang je de zogenoemde ‘vrije ruimte’ niet overschrijdt. Daarnaast kun je als werkgever bepaalde zaken onbelast vergoeden of verstrekken.

Reële foutrisico’s
De juiste toepassing van de WKR leidt in de praktijk tot veel vragen en onjuiste toepassingen. Een deugdelijke administratieve onderbouwing ontbreekt of een overschrijding van de vrije ruimte wordt niet juist of tijdig vastgesteld. Daar komt bij dat vanwege de coronacrisis tal van wijzigingen in de WKR zijn doorgevoerd en veel werkgevers het huidige vergoedingen- en verstrekkingenbeleid hebben aangepast. De kansen op fouten is daarmee reëel.

Controle door Belastingdienst
De Belastingdienst toetst steekproefsgewijs loonheffingen van bedrijven. Een ogenschijnlijk kleine fout door een onjuist geboekte post van €25,- leidt al tot correcties van vele tienduizenden euro’s (inclusief extrapolatie). Alle reden dus om grip te hebben op je WKR. Aan de andere kant levert optimaal gebruik van de werkkostenregeling ook voordeel op voor jou als werkgever, als jouw werknemers. Zorg dat je geen kansen laat liggen en onnodig belasting moet afdragen. Onze WKR-scan geeft direct inzicht in risico’s en kansen. Je bent snel weer ‘fiscusproof’.

Fiscale verrassingen voorkomen?
Wil je ongewenste verrassingen van de fiscus voorkomen vanwege je WKR-beleid? Doe dan onze fiscale werkkostenregeling scan.

De voordelen
Onze scan biedt diverse voordelen. Zo heb je:

• Snel en efficiënt zicht op je WKR-positie
• Krijg je een heldere terugkoppeling in de vorm van een rapportage
• Hoef je geen voorbereidingen te treffen
• Krijg je handzame en praktische aanbevelingen
• Doen we de scan tegen een vaste prijs, zonder verrassingen achteraf!

Hoe gaan we te werk?
Bij een WKR-scan beginnen onze specialisten met een interview bij jou op kantoor. Bij voorkeur sluiten hierbij de personen aan die binnen jouw organisatie verantwoordelijk zijn voor de (salaris)administratie en/of HRM. Via een nulmeting vormen zij een overzichtelijk beeld van de fiscale risico’s, kansen en beheersmaatregelen binnen je organisatie. Vooraf stemmen we de onderwerpen met je af en vragen we de relevante documentatie op.

Wat beoordelen we?
Wat we tijdens een WKR-scan vaak beoordelen, is onder meer:

• Of je vergoedingen en verstrekkingen op de juiste fiscale waarde zitten.
• Wat de juiste categorisatie is (gerichte vrijstellingen, nihil waarderingen, intermediaire kosten, niet loon).
• Wat de hoogte van de vrije ruimte is.
• De verplichte aanwijzing als eindheffingsbestanddeel.
• Het gebruikelijkheidscriterium en de noodzakelijkheidstoets.
• De wijze van administratievoering.
• Je onkostenvergoedingen.
• Specifieke onderwerpen voor je organisatie, zoals bijvoorbeeld mobiliteit, cafetariaregeling, concernregeling etc.
• Actualiteiten in verband met corona (o.a. thuiswerkfaciliteiten en vergoedingen, reiskosten etc.).

Fiscale processen beheren
We gaan tijdens de WKR -scan tevens in op de steeds belangrijker wordende interne fiscale beheersing van je administratieve organisatie. Wij zoomen in op aanwezige procedures, vastleggingen en de monitoring binnen jouw organisatie.

Alle kansen, aandachtspunten en acties in beeld
Na het uitvoeren van de WKR-scan ontvang je van ons een overzichtelijk rapport met daarin onze bevindingen, kansen, en eventuele aandachts-of actiepunten. Het algemeen kader van de werkkostenregeling wordt hierin opgenomen, wat een basis vormt voor je fiscale beheersing en vastlegging.

Wanneer een WKR-scan doen?
Onze WKR-scan is breed inzetbaar en wordt veel gebruikt. Bijvoorbeeld voor:

• Het verkrijgen van inzicht binnen je organisatie op het gebied van de werkkostenregeling: Wat gaat goed? Wat kan beter?
• Ter voorbereiding op een looncontrole door de Belastingdienst.
• Ter verbetering van je interne fiscale beheersing en administratieve organisatie.
• Als risico-en kanseninventarisatie.
• Ter vervulling van fiscale monitoringsverplichtingen.
• Voor het verkrijgen van managementinformatie.
• Voor het maken van strategische personeelsbeslissingen.
• In het kader van overname trajecten.

Belangstelling?
Wil je meer weten over een WKR-scan of deze wellicht direct inplannen? Neem dan gerust contact op met je contactpersoon binnen onze organisatie of met een van onze specialisten.

Vragen?
Heb je nog vragen? Wacht dan niet en neem contact met ons op! Bel naar 06-21278281 of mail koen@dejongacc.nl. We helpen je graag.