REGELINGEN

Klachtenregeling

Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over (de uitvoering van) onze werkzaamheden, dan wel anderszins klachten hebben, dan kent ons kantoor daarvoor een klachtenregeling.

Hoe kunt u uw klachten kenbaar maken
Uw eventuele klachten kunt u schriftelijk, telefonisch of per mail kenbaar maken aan ons kantoor, waarbij u zich kunt richten tot Edwin Verhoeven. U kunt hierbij ook gebruikmaken van ons standaard klachtenformulier.

Voor klachten van minder ernstige aard, wordt u verzocht te overwegen deze eerst (telefonisch) te bespreken met uw contactpersoon binnen ons kantoor, om te kijken of er op die manier een oplossing gevonden kan worden. Indien u een klacht heeft over een aan ons kantoor verbonden persoon, dan verzoeken wij u, omwille van de privacy, uw klacht uitsluitend schriftelijk in te dienen. U kunt uw brief richten aan Edwin Verhoeven en bij het adres op de enveloppe uitdrukkelijk de tekst “Persoonlijk en Vertrouwelijk” vermelden.

Klachtafhandeling
Uw klacht zal in de regel in behandeling worden genomen door onze compliance-officer, Edwin Verhoeven . Afhankelijk van de aard en de ernst van de klacht, neemt hij deze zelf in behandeling of brengt hij deze onder de aandacht bij het management. Mocht u er overigens bezwaar tegen hebben dat uw klacht wordt voorgelegd aan het management, dan kunt u dit bij het indienen van uw klacht kenbaar maken.

Termijn en wijze van terugkoppeling
Onze compliance-officer kan u aangeven binnen welke termijn u een reactie mag verwachten en u eventueel tussentijds op de hoogte houden van de voortgang. Ook zal hij met u afstemmen door wie en op welke wijze de verdere afwikkeling zal plaatsvinden.

Geschillen
De aan ons kantoor verbonden Accountants-Administratieconsulenten zijn lid van de beroepsorganisatie NBA. De beroepsorganisatie kent een zogenaamde Raad voor Geschillen. Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u dat voorleggen aan deze Raad. Informatie kunt u vinden op www.nba.nl, onder het hoofdstuk “Klacht- en tuchtrecht”. Overigens kunt u uw klacht ook direct, zonder gebruik te maken van onze klachtenregeling, voorleggen aan de Raad.

Klokkenluidersregeling

De Jong Accountants & Adviseurs BV (De Jong) hecht veel waarde aan een veilige en integere omgeving voor alle personen die bij en met ons werken. Desondanks kunnen onregelmatigheden plaatsvinden. We achten het van groot belang dat medewerkers en derden op adequate en veilige wijze melding kunnen maken van eventuele vermoedens van een onregelmatigheid in ons kantoor. Ook op basis van artikel 27 Verordening accountantsorganisatie (VAO) dienen wij te beschikken over een klokkenluidersregeling.

1. Begripsbepalingen

1.1 Bedrijfsgeheim: bedrijfsgeheim als bedoeld in artikel 1 van de Wet bescherming bedrijfsgeheimen.

1.2 Bevoegde autoriteit: een autoriteit als bedoeld in art. 2c Wet bescherming klokkenluiders, te weten:
a. de Autoriteit Consument en Markt (ACM) bij schendingen van het consumentenrecht;
b. de Autoriteit Financiële Markten (AFM) bij schendingen van financieel-economische regels;
c. de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bij schendingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG);
d. De Nederlandsche Bank N.V. (DNB) bij schendingen van financieel-economische regels;
e. het Huis voor Klokkenluiders als bedoeld in art. 3 Wet bescherming klokkenluiders;
f. de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd;
g. de Nederlandse Zorgautoriteit;
h. de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming;
i. eventueel nader bij AMvB aan te wijzen organisaties en bestuursorganen.

1.3 Compliance officer: de functionaris die door de directie als compliance officer is benoemd en in het kader van deze regeling optreedt als meldpunt.

1.4 Directie: de directie van De Jong belast met de uitvoering en naleving van deze regeling.

1.5 Maatschappelijk belang: het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding als de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen van de melder raakt en sprake is van een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.

1.6 Melder: een natuurlijk persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt.

1.7 Melding: melding van een vermoeden van een misstand.

1.8 Misstand:
a. een schending of een gevaar voor schending van het EU-recht, of
b. een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
1° een schending of gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of interne regels die een concrete verplichting inhouden en die op grond van een wettelijk voorschrift door De Jong zijn vastgesteld;
2° een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen, het milieu of het goed functioneren van De Jong als gevolg van onbehoorlijk handelen of nalaten.

1.9 Schending van het EU-recht: een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is of het doel of de toepassing ondermijnt van EU-regels binnen het toepassingsgebied van richtlijn 2019/1937.

1.10 Vermoeden van een misstand: het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt sprake is van een misstand, gebaseerd op redelijke gronden die voortvloeien uit kennis die de melder bij De Jong heeft opgedaan.

1.11 Werkgerelateerde context: toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten waardoor personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden.

1.12 Werkgever: De Jong Accountants & Adviseurs BV.

1.13 Werknemer: degene die krachtens arbeidsovereenkomst arbeid verricht of anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen vergoeding arbeid verricht (bijv. stagiairs, zzp’ers, partners, bestuurders, toezichthouders).

2. Het doen van een melding

2.1 Iedere melder die een vermoeden van een misstand heeft, kan dat vermoeden op de hieronder vermelde wijze melden bij De Jong.

2.2 Melden kan bij de compliance officer, drs. E.G. (Edwin) Verhoeven RA, via
evnauditsupport@ziggo.nl of 06-13017665

2.3 Indien de melder vermoedt dat de compliance officer betrokken is, kan gemeld worden bij C.M.M. (Koen) de Jong via
kdejong@dejongacc.nl of 06-21278281

2.4 Een melding kan worden gedaan:
a. schriftelijk per brief of e-mail;
b. mondeling via telefoon of ander spraakberichtensysteem;
c. op verzoek via een gesprek op locatie.

2.5 De melder verstrekt bij voorkeur een woon- of e-mailadres en telefoonnummer waarop hij bereikbaar is. Er kan ook anoniem gemeld worden via brief, maar in dat geval kan geen terugkoppeling plaatsvinden.

2.6 De melding moet gebaseerd zijn op redelijke gronden die voortvloeien uit kennis opgedaan bij De Jong of via werkzaamheden voor De Jong.

2.7 De melder verstrekt bij de melding zoveel mogelijk informatie waarover hij beschikt.

2.8 De Jong stimuleert een open organisatiecultuur. Een melder kan echter ook rechtstreeks extern melden bij het Huis voor Klokkenluiders of een andere bevoegde autoriteit.

3. Eventueel vertrouwelijk advies

3.1 Een werknemer kan in vertrouwen advies inwinnen over een vermoeden van een misstand.

3.2 Vertrouwelijk advies kan worden ingewonnen bij Bram van de Vinne.

4. Behandeling van de melding

4.1 De melding wordt opgenomen in een speciaal register.

4.2 De melding wordt onderzocht door de compliance officer (of door Koen de Jong bij 2.3).

4.3 Bij een mondelinge melding wordt een verslag of opname gemaakt (na toestemming melder).

4.4 De ontvangst van de melding wordt binnen zeven dagen schriftelijk bevestigd.

4.5 Indien de melding niet gebaseerd is op redelijke gronden, wordt de melder daarvan schriftelijk op de hoogte gesteld.

4.6 De betrokken persoon wordt geïnformeerd over de melding, tenzij dit het onderzoek schaadt.

4.7 Binnen drie maanden na ontvangst wordt de melder geïnformeerd over de beoordeling en eventuele opvolging van de melding.

4.8 De betrokkene(n) ontvangt gelijktijdig dezelfde informatie.

5. Geheimhouding

5.1 Iedereen die betrokken is bij een melding of onderzoek is verplicht tot geheimhouding, tenzij de wet anders bepaalt.

5.2 Vertrouwelijke gegevens omvatten in elk geval:
a. de identiteit van de melder en betrokkenen, en
b. informatie over een bedrijfsgeheim.

5.3 De identiteit van de melder wordt niet bekendgemaakt zonder diens instemming.

5.4 Als wettelijk verplicht, wordt de melder vooraf geïnformeerd wanneer zijn identiteit gedeeld moet worden, tenzij dit het onderzoek zou schaden.

6. Bescherming van de melder

6.1 De melder mag niet worden benadeeld vanwege het doen van een melding, mits hij redelijke gronden had om aan te nemen dat zijn informatie juist was.

6.2 Onder benadeling wordt onder meer verstaan ontslag, schorsing of het opleggen van een boete.

7. Publicatie van deze regeling

7.1 Deze regeling treedt in werking per 22 oktober 2025.

7.2 De Jong publiceert deze regeling op haar intranet en website.