REGELINGEN
Klachtenregeling
Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over (de uitvoering van) onze werkzaamheden, dan wel anderszins klachten hebben, dan kent ons kantoor daarvoor een klachtenregeling.
Hoe kunt u uw klachten kenbaar maken
Uw eventuele klachten kunt u schriftelijk, telefonisch of per mail kenbaar maken aan ons kantoor, waarbij u zich kunt richten tot mevrouw Wendy Doornebosch. U kunt hierbij ook gebruikmaken van ons standaard klachtenformulier.
Voor klachten van minder ernstige aard, wordt u verzocht te overwegen deze eerst (telefonisch) te bespreken met uw contactpersoon binnen ons kantoor, om te kijken of er op die manier een oplossing gevonden kan worden. Indien u een klacht heeft over een aan ons kantoor verbonden persoon, dan verzoeken wij u, omwille van de privacy, uw klacht uitsluitend schriftelijk in te dienen. U kunt uw brief richten aan mevrouw Wendy Doornebosch en bij het adres op de enveloppe uitdrukkelijk de tekst “Persoonlijk en Vertrouwelijk” vermelden.
Klachtafhandeling
Uw klacht zal in de regel in behandeling worden genomen door onze compliance-officer, mevrouw Wendy Goossens. Afhankelijk van de aard en de ernst van de klacht, neemt hij deze zelf in behandeling of brengt hij deze onder de aandacht bij het management. Mocht u er overigens bezwaar tegen hebben dat uw klacht wordt voorgelegd aan het management, dan kunt u dit bij het indienen van uw klacht kenbaar maken.
Termijn en wijze van terugkoppeling
Onze compliance-officer kan u aangeven binnen welke termijn u een reactie mag verwachten en u eventueel tussentijds op de hoogte houden van de voortgang. Ook zal hij met u afstemmen door wie en op welke wijze de verdere afwikkeling zal plaatsvinden.
Geschillen
De aan ons kantoor verbonden Accountants-Administratieconsulenten zijn lid van de beroepsorganisatie NBA. De beroepsorganisatie kent een zogenaamde Raad voor Geschillen. Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, dan kunt u dat voorleggen aan deze Raad. Informatie kunt u vinden op www.nba.nl, onder het hoofdstuk “Klacht- en tuchtrecht”. Overigens kunt u uw klacht ook direct, zonder gebruik te maken van onze klachtenregeling, voorleggen aan de Raad.
Klokkenluidersregeling
De Jong Accountants en Adviseurs verzoekt alle medewerkers, cliënten en andere belanghebbenden melding te maken van overtredingen van wet- en regelgeving, van de gedragscode van De Jong Accountants en Adviseurs of van andere onregelmatigheden. De Jong Accountants en Adviseurs zal iedere melding strikt vertrouwelijk behandelen en zal geen maatregelen treffen tegen medewerkers die een melding doen.
1. Algemeen
Op basis van art. 27 van de Verordening accountantsorganisaties (VAO) moet een accountantsorganisatie beschikken over een klokkenluidersregeling.
Klokkenluidersregeling
1. Algemeen
- De accountantsorganisatie heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de accountantsorganisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de accountantsorganisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.
- De in het eerste lid bedoelde regeling wordt in elk geval op de website van de accountantsorganisatie geplaatst. In geval een accountantsorganisatie niet over een website beschikt, verspreidt zij deze regeling op een andere wijze binnen de accountantsorganisatie en stuurt zij deze regeling desgevraagd toe aan personen buiten de accountantsorganisatie.
2. Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:
a. handelingen die leiden tot strafbare feiten door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
b. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
c. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door de accountantsorganisatie of haar medewerkers;
d. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
e. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
f. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.
Als er sprake is van verschillen van inzicht, dan wel klachten over het optreden van de accountantsorganisatie dan wel haar medewerkers, kan ook gebruik worden gemaakt van deze klokkenluidersregeling. Het verschil met de hiervoor genoemde richtlijnen hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt.
3. Procedure
1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon.
2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via mail aan de HR professional.
3. Externe derden kunnen eveneens een melding verrichten via dit e-mailadres.
4. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
5. Indien sprake is van een onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling genoemde situatie ad a en/of e, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk de directeur. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.
6. Als sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving, informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer/kwaliteitsmanager.
7. Bij het informeren van de directeur en compliance officer/kwaliteitsmanager als bedoeld in de punten 5 en 6, maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.
8. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
9. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer/kwaliteitsmanager met inachtneming van de vertrouwelijkheid.
4. Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.
Het bestuur van de accountantsorganisatie garandeert medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen de accountantsorganisatie, dan wel zijn/haar carrière.
